La Lean Warehouse è una metodologia che trae ispirazione dal Lean Management, originariamente sviluppato da Toyota nel settore manifatturiero. Questi concetti si sono dimostrati altamente efficaci nel migliorare l’efficienza e la produttività, riducendo allo stesso tempo gli sprechi. L’applicazione di tali principi ai magazzini consente di ridurre i costi operativi, ottimizzare la gestione delle scorte e migliorare il flusso di lavoro.
I Principi Base della Lean Warehouse
Eliminazione degli sprechi
Il primo principio della lean warehouse è l’eliminazione degli sprechi. Questi possono includere scorte eccessive, tempi di attesa, spostamenti inutili e altre inefficienze. Identificando e riducendo gli sprechi, è possibile risparmiare tempo e risorse preziose.
Per raggiungere un alto livello di gestione e controllo degli sprechi, ci sono quattro strumenti lean rivisitati in ottica di gestione di magazzino:
- Value Stream Mapping (VSM): per ogni processo ne analizza le singole attività e per ciascuna di esse ne identifica le caratteristiche salienti e le eventuali criticità. Nei processi di magazzino la current state map descrive come opera il magazzino, dividendo le operazioni a valore aggiunto e da quelle non a valore aggiunto.
- Organizzazione del posto di lavoro: l’applicazione della tecnica delle 5S è il metodo di gestione del posto di lavoro. L’implementazione di questa metodologia nel magazzino porta miglioramenti nella visibilità, nel flusso dei materiali, nell’organizzazione del lavoro e nella standardizzazione dei processi.
- Standardizzazione dei processi: questa tecnica consiste nell’applicazione di specifiche istruzioni scritte che sono richieste per eseguire un compito o una mansione. Nei processi di magazzino l’ideale sarebbe di identificare i migliori standard e le migliori pratiche e di trasferirle a tutti i processi, ove possibile, in modo tale da creare regole ben definite.
- Manutenzione preventiva: la manutenzione preventiva di equipaggiamento, macchinari e strumenti è molto importante nella riduzione degli sprechi. Nei processi di magazzino l’applicazione di questo strumento su postazioni di lavoro, muletti, dock, bilance ecc. consente di ridurre sprechi dovuti ai tempi di attesa causati dal non funzionamento degli strumenti di lavoro.
Gestione del flusso
La gestione del flusso e delle movimentazioni del materiale in tutte le sue fasi del processo ha molta importanza in ottica lean. La sua analisi nel processo di magazzino consente di avere dati riguardo i tempi di attraversamento dei prodotti nelle singole fasi e i tempi di stoccaggio a magazzino. Sono cinque gli strumenti lean principale di controllo di flusso:
- Livellamento del flusso: il livellamento del flusso permette di creare un bilanciamento tra le movimentazioni di materiali e di lavoratori nelle postazioni di lavoro al fine di gestire in maniera ottimale il materiale in attraversamento. Nelle operazioni di magazzino, il livellamento del flusso di materiali, cioè la suddivisione del carico in maniera omogenea nelle varie postazioni di lavoro, permette di ridurre i colli di bottiglia e le non linearità del flusso.
- Dimensionamento dei lotti: in produzione permette di manipolare la dimensione dei lotti e contestualmente il numero di operatori che devono lavorarci: riducendo la dimensione del lotto, si riduce anche il numero di operatori. In magazzino l’applicazione del lot sizing (per esempio lotti in ingresso più piccoli e meno pesanti) permette agli operatori di impiegare meno tempo nelle attività che coinvolgono il materiale.
- Pull system: un’ottica di produzione pull permette di ridurre lo spreco di sovrapproduzione. Un sistema di produzione pull consente al magazzino una migliore gestione del flusso e una migliore affidabilità nello stoccaggio e nell’evasione degli ordini.
- Piano di picking ottimizzato: si stima che le attività di picking rappresentino il 50% del costo totale dei costi operativi di magazzino. Ci sono, a tal proposito, diverse strategie e algoritmi di ottimizzazione del prelievo.
- Cross docking: il cross docking è il passaggio del prodotto direttamente dall’area di ricevimento all’aria di imballaggio e spedizione, senza passare dallo stoccaggio. Tra tutte le operazioni di ricevimento merce, il cross docking è la più efficiente perché permette di risparmiare il flusso dei prodotti più lineare e di risparmiare il tempo impiegato nelle operazioni di stoccaggio. È applicabile soltanto in particolari contesti.
La lean warehouse promuove un flusso di lavoro continuo e senza interruzioni. Questo significa ridurre al minimo i tempi di inattività tra le attività, garantendo che i prodotti si muovano in modo efficiente attraverso il magazzino. Questo ridurrà i costi associati a fermi e ritardi.
Rispetto della qualità
Il rispetto della qualità è un principio molto importante della filosofia lean. Un errore di qualità nei processi di magazzino può sorgere in molti modi: stoccaggio di un prodotto nella locazione sbagliata, prelievo di un pezzo sbagliato o di una quantità errata, errore di imballaggio ecc.; possibili cause di tali problematiche sono: errori umani, coordinazione insufficiente tra i lavoratori, informazioni errate, problemi informatici ecc.
Per garantire la qualità nel magazzino, ci sono diversi strumenti lean:
- Qualità all’origine: la qualità deve essere verificata direttamente all’arrivo del materiale e il controllo va reiterato ad ogni step del processo. Non si deve effettuare un controllo qualitativo solo alla fine del processo.
- Visual Management: è uno strumento di gestione che rende le informazioni più rilevanti visibili a tutti gli operatori al fine di permettere una comunicazione più semplice ed efficace. Nelle attività di magazzino, l’utilizzo del visual management può supportare l’operatore nelle sue attività e ad evitare errori dovuti a scarsa informazione o visibilità. Un’estensione del visual management è il color management: si standardizza l’utilizzo dei colori per determinati oggetti.
- Analisi delle cause delle criticità: l’analisi delle cause delle criticità è un importante strumento per capire la ragione per cui scaturiscono le criticità. Le tecniche più utilizzate sono: l’analisi di Pareto (diagramma a spina di pesce) e l’analisi delle 5W. Questa tecnica nasce dal giornalismo inglese ma può essere adottata anche nel problem solving e nella pianificazione dei processi. Per ogni criticità o processo da analizzare ci si pongono 5 domande che derivano dall’inglese (da qua la denominazione “5W”), apparentemente semplici e banali ma che in realtà forniscono un ottimo strumento di analisi e valutazione sulle cause principali di ciò che si sta indagando. Si possono applicare a qualsiasi contesto e consentono di indagare a fondo una problematica attraverso la risposta alle seguenti domande: who? (chi?); what? (che cosa?); when? (quando?); where? (dove?); why? (perché?).
- Ispezione e automazione: l’utilizzo di tecnologie e dispositivi di automazione e di ispezione permette di soddisfare un certo standard di qualità. L’introduzione di dispositivi a radiofrequenza (RF) supportano l’operatore nello svolgimento delle sue attività.
Gestione delle risorse umane
Gli aspetti culturali e umani sono di fondamentale importanza nell’implementazione di strumenti lean: per sviluppare ed adottare queste tecniche è opportuno che tutti i membri dell’organizzazione siano formati, flessibili, capaci e motivati.
Gli strumenti lean da utilizzare in ottica di gestione di risorse umane sono:
- Leadership e impegno: quando si mettono in pratica strumenti lean e quindi si cambiano anche gli schemi aziendali, è importante che il leader sia in grado di ispirare il cambiamento e di motivare gli altri membri dell’organizzazione. Nella gestione di un magazzino la figura e l’impegno del leader devono essere garanti di buona qualità e devono fungere da stimolo per tutti gli altri operatori a perseguire gli obbiettivi aziendali.
- Training e comunicazione: l’implementazione di strumenti lean deve avvenire contestualmente allo sviluppo e alla formazione di tutti coloro che fanno parte dell’organizzazione. Ci deve essere un’adeguata comunicazione tra management e figure operative e tra team di lavoro.
- Lavoro di squadra ed empowerment: per facilitare la corretta implementazione di tecniche lean, l’organizzazione dovrebbe essere il più orizzontale possibile in modo tale che il singolo si senta partecipe del cambiamento. Contestualmente devono essere chiari e definiti ruoli e compiti per ciascuno.
- Riconoscimento e motivazione: il riconoscimento dei meriti agli impiegati e la motivazione degli stessi rappresenta un fattore fondamentale nell’implementazione e nella trasformazione lean di un’organizzazione.
Miglioramento continuo
In una realtà sempre più dinamica e competitiva l’obiettivo di un’organizzazione è quello di migliorare gli standard, di mantenere i miglioramenti e di proseguire nel circolo virtuoso. Il miglioramento continuo è un fattore fondamentale da seguire in ottica lean: l’applicazione di questa logica consente l’evoluzione ed il miglioramento delle attività soggette a sprechi.
Questo concetto è sintetizzato dai seguenti strumenti lean:
- PDCA: questo strumento individua un target strategico da perseguire e ciclicamente si implementano una serie di miglioramenti volti al raggiungimento del target.
- Kaizen events: è una filosofia implementata da Toyota volta al continuo miglioramento attraverso il coinvolgimento di tutti. In una azienda che adotta il Kaizen, i processi di miglioramento non finiscono mai e i contesti aziendali sono in continua evoluzione.
- Suggerimenti dei dipendenti: è il processo per il quale si raccolgono le idee e i suggerimenti di tutti i membri dell’organizzazione. Con questo strumento, anche gli impiegati partecipano alle attività di continuo e rivestono un ruolo fondamentale nel cambiamento degli standard.
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